Чек-лист для подготовки онлайн-мероприятия

Сегодня рабочие встречи, учебные занятия и различные конференции все чаще проводятся через интернет. С появлением специальных платформ для организации онлайн-мероприятий https://deep.eventplatform.ru/ их проведение значительно упростилось. Чтобы мероприятие прошло успешно, проверьте, все ли необходимое вы сделали на каждом из этапов.

Подготовка

• Утвердите дату и время.
• Создайте форму регистрации для участников.
• Настройте напоминания (через имэйл, пуш-уведомления в вашем приложении или мессенджер). Выберите время для них (за день, час, 15 минут до начала мероприятия).
• Напишите анонс, разместите его в соцсетях (включая страницы спикеров), у партнеров.
• Подготовьте презентации и слайды-заглушки.
• Протестируйте вебинар со спикерами (проверьте, у всех ли работает видеосвязь и микрофон).

До мероприятия

• За час подключитесь сами для проверки звука и видео и подключите спикеров с этой же целью. Загрузите презентации. Проверьте готовность сотрудников технической поддержки.
• За 20 минут до начала мероприятия откройте слайд-заглушку (белый фон, логотип или тематическое изображение).

Во время события

• Включите видеозапись.
• Поприветствуйте "присутствующих" и начните презентацию или подключите первого выступающего.
• Ответьте на вопросы участников в предусмотренном заранее формате (в чате или устно).
• Начните вторую часть или подключите следующего выступающего, по завершении ответьте на новые вопросы (повторяйте по количеству спикеров или частей).
• Подведите итоги (проведите опрос; узнайте, какие материалы нужно отправить участникам; попрощайтесь).
• Остановите запись и убедитесь, что видеофайл сохранился.

По окончании события организуйте рассылку по электронной почте для участников и тех, кто не смог посетить ваше мероприятие.